05. August 2022 by Sarah

Mit einer PDF Scanner App Dokumente einscannen und digital verwalten

Warum Sie die Dokumenten-Scanner App Docutain auf dem Handy brauchen

Das Scannen von Dokumenten im beruflichen und privaten Alltag ist immer wieder ein effizienter Weg, um Ordnung in der Ablage zu schaffen, die Papierstapel zu reduzieren und Dokumente digital zu verwalten.

Neben klassischen Scanner-Arten, die wir im Artikel „Den passenden Dokumentenscanner finden“ bereits vorgestellt haben, sind PDF Scanner Apps eine kostengünstige, platzsparende Alternative.
Sie sind auf der Suche nach der besten Scanner App, um Ihren Papierkram einfach zu digitalisieren und zu verwalten? Dieser Artikel enthält alle Informationen zum Scan-Tool Docutain und dessen Funktionalitäten.

Warum sollte ich eine Scanner App nutzen?

Dokumentenscanner Apps für Android und iOS haben den großen Vorteil, dass Sie flexibel mit dem Smartphone einsetzbar sind. So sind Sie als Anwender nicht darauf angewiesen, einen teuren Drucker mit Scanfunktion oder ein Scanner-Gerät zu kaufen, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. Gerade in der heutigen Zeit, die immer stärker von dezentralen Arbeitsweisen wie Homeoffice geprägt sind, ist es wichtig, flexibel und agil zu arbeiten. Wenn Sie also gerade nicht im Büro oder zu Hause sind, können Sie einfach von unterwegs Ihr Smartphone zücken und aus dem Google Play Store oder dem App Store eine kostenlose Scanner App herunterladen.
Die Auswahl der Scanner Tools ist dabei sehr groß, wobei sich die Apps hinsichtlich Ihrer Funktionalität deutlich unterscheiden.

▶ Jetzt PDF Scanner App Docutain kostenlos herunterladen

Unsere Empfehlung: Was ist die beste Scanner App?

Auf dem Markt gibt es unzählige Scanner Apps, die man im App Store für Android und iOS herunterladen kann. Dazu zählen bspw. Adobe Scan, Genius Scan, Google Lens, QR Code Scanner und viele mehr.
Aufgrund seiner Vielfältigkeit empfehlen wir die Dokumenten Scanner App Docutain.
Die App ist mehr als nur der beste PDF Scanner sondern stellt zugleich ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem dar, was Docutain von den klassischen Scanner-Apps klar unterscheidet. Docutain kann zunächst kostenlos im App Store heruntergeladen werden.
Sie fragen sich nun "Was können mobile Scanner-Apps?" und "Warum sollte ich eine mobile Scanner-App verwenden?"
Hier fünf Gründe, die für Docutain sprechen:

1. Mit der Scan App scannen Sie Ihre Papierdokumente in qualitativ hochwertige, durchsuchbare PDF Dokumente.
   Damit kann die Scanner-App locker mit einem herkömmlichen Scanner mithalten. Dank integrierter automatischer OCR Texterkennung können die Dateien nach Inhalt durchsucht werden.
2. Die Scanner App Docutain ist klarer Sieger in einem Mitbewerbervergleich und überzeugt mit bester Scanqualität bei kleinster PDF-Dateigröße.
3. Docutain ist mehr als nur eine hochwertige Scanner Software, denn es dient zugleich als intuitives Dokumentenmanagementsystem. Dokumente können eingescannt oder importiert werden und somit alle sicher in Docutain verwaltet werden.
   Eine automatische Texterkennung (OCR) unterstützt bei der Verwaltung und erkennt Informationen aus dem Text automatisch und schlägt diese zur Benennung und Indexierung vor.
4. Apropos sicher: Docutain wird in Deutschland entwickelt und sämtliche Daten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert. Es sind keine externen Server angebunden. Optional kann eine Cloudverbindung mit verschiedenen, bekannten Cloudanbietern (bspw. OneDrive, Dropbox, Google Drive, HiDrive, ...) hergestellt werden, um Dateien zusätzlich abzusichern (siehe hierzu den Beitrag zu Cloudanbietern).
5. Neben der Scanner App für Android, das iPhone oder iPad gibt es Docutain auch als Windows Software, sodass Sie das Scan-Programm auch an Ihrem PC nutzen können. Sie können Dokumente mit der App direkt in die Windows Software einscannen. Alternativ können Sie auch ein Scan-Gerät anschließen. Die Kompatibilität mit den aktuellen Scanner-Arten ist gewährleistet, sodass Docutain die angeschlossenen Scanner direkt erkennt und Sie optimale PDF Scans erhalten. Sie können die Docutain Windows Version ebenfalls als kostenlose Version herunterladen und 14 Tage in vollem Funktionsumfang testen.

Funktionen der Scanner-Software Docutain

Docutain ermöglicht das Einscannen von Papierdokumenten und erzielt ein optimales Scan-Ergebnis der durchsuchbaren PDF-Dateien. Neben PDF und Bilddateien ist Docutain auch eine kostenlose QR Code Scanner App für Android und iOS.
Folgende Funktionalitäten sind während dem Scannen mit der App möglich:

• Automatische Randerkennung: Docutain erkennt automatisch die Ecken des gescannten Dokumentes und gibt Ihnen auch Bescheid, wenn Sie mit dem Handy näher an das Dokument rücken sollen. Egal ob Rechnung, Quittungen, Belege, Buchseiten, Visitenkarten, Ausweise, Notizen oder Fotos – Docutain erkennt die Ränder. Sobald die Randerkennung stabil ist, löst die Kamera den Scan automatisch aus. Dies ist optional auch manuell möglich.
• Zuschneiden: Der Scan kann manuell zugeschnitten und bearbeitet werden. Die Randpunkte können Sie dabei beliebig setzen und so den Zuschnitt nach Ihren Wünschen gestalten.
• Drehen: Sie können den Scan manuell um jeweils 90 Grad drehen.
• Filter: Aktuell stehen Ihnen sechs Filteroptionen zur Nachbearbeitung zur Verfügung. Es wird unterschieden zwischen der Originalfarbe, zwei automatischen Farbanpassungen, hellerem Text, Grauton oder einem schwarz/weiß Dokument. Der Filter der automatischen Farbanpassung ist dabei voreingestellt, da dieser mit der Farbe das optimale Scanergebnis ermöglicht (optimale Lesbarkeit, geringere Dateigröße, optimale Texterkennung und Datenextraktion).
• Ergänzende Scans, die hinter das bereits gescannte Dokument gesetzt werden können (Stapelscan). Dadurch kann das Batch-Scanning ermöglicht werden, also das Scannen x-beliebiger Seiten hintereinander innerhalb eines Scan-Vorgangs zu einem abschließenden PDF Dokument.
• Anordnungs-Option, um die Seiten eines Scans individuell anzuordnen.
• Import-Funktion von Bildern und / oder PDFs Dokumenten.
• OCR Texterkennung: Docutains OCR Software erkennt während des Scans bereits den Inhalt des Dokuments (Zeichenerkennung), den Sie sich anschauen und extrahieren können, noch bevor Sie den Scan speichern.
• Teilen: Sie können den Scan direkt aus Docutain als PDF Format oder Bilddatei via E-Mail oder sozialen Medien teilen. Dabei können Sie den geteilten Scan im Anschluss löschen oder im Dokumentenmanagementsystem speichern und verwalten.

Drei Tipps zum schnellen Einstieg mit der PDF Scanner App Docutain

Erste Schritte mit Docutain

1. Die Docutain Scanner App kann kostenlos im App Store für Android und Apple heruntergeladen werden.
   Der Einstieg könnte einfacher nicht sein: Öffnen Sie die Scan App, schnappen Sie sich den Papierstapel und scannen Sie Papierdokumente einfach ein. Testen Sie die verschiedenen Funktionen, die bereits beschrieben wurden, einfach aus. Für eine Rundum-Nutzung können Sie auch die Docutain Windows Desktop Version herunterladen und durch Anbindung einer Cloud die Docutain App und die Windows Version miteinander verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass die gescannten Dokumente synchron auf Ihrem Smartphone und in der Windows Software vorliegen.
2. Gehen Sie einen Schritt weiter: Mit Docutain ersetzen Sie nicht nur den klassischen Scanner, sondern Sie können auch in die digitale Archivierung einsteigen und all Ihre Dokumente sicher in der Dokumentenverwaltung ablegen. Kein lästiges Blättern in Papierordnern mehr notwendig, denn Sie haben all Ihre Dokumente sicher in der DMS App und in nur einem Knopfdruck immer parat. Auch das Kopieren von Dokumenten zur Ablage an mehreren Stellen ist nicht mehr notwendig, da Sie mit einem cleveren Schlagwortsystem arbeiten können.
3. Bleiben Sie am Ball und scannen Sie Ihre Papierdokumente zeitnah ein, damit Sie immer den aktuellsten Stand auf der App haben. Weiterführende Tipps hierzu finden Sie auch im Beitrag „Dokumente digital verwalten“.

Worauf warten Sie noch? Laden Sie sich die PDF Scanner App kostenlos herunter und verwalten Sie Ihre eingescannten Dokumente mit Docutain!