Aktuell war es mal wieder so weit: Mein Stromanbieter will mir eine Rechnung schreiben und benötigt dazu den Zählerstand.
Bislang kam jemand vom Stromversorger persönlich vorbei und nahm die Ablesung vor, teilweise wurde ich auch selbst darum gebeten.
Beides war mit relativ hohem Aufwand verbunden.
Für die Ablesung durch den Stromversorger mussten Termine koordiniert werden und entsprechend auch jemand zu Hause sein.
Für die Selbstablesung musste ich Zählerstände notieren, eine Karte ausfüllen und übermitteln, oder mich online registrieren und anmelden, um die notierten Daten dann auf einer Webseite des Anbieters erneut einzugeben.
Von der Abgabe der Daten über eine Webseite des Anbieters mache ich grundsätzlich keinen Gebrauch. Aufgrund vergangener Erfahrungen mit anderen Anbietern musste ich bereits feststellen, dass ich dabei u.U. noch nicht mal eine E-Mail o.ä. als Nachweis erhalte. Um auch alles dokumentiert in meinen eigenen Unterlagen zu haben, entsteht mir also unerwünschter Mehraufwand.
Außerdem möchte ich nicht unnötig viele Zugänge mit Kennwörtern verwalten müssen. Ich habe ja nicht nur einen Stromanbieter der einen Zählerstand mitgeteilt bekommen will, sondern auch einen für Gas und einen für Wasser. Auch wechsele ich bei Bedarf mal meinen Versorger.
Eine Selbstablesung durch den Stromanbieter kommt aktuell aufgrund von COVID-19 ohnehin nicht mehr in Frage. Im diesjährigen Anschreiben vom Versorger wurde ich auch gleich darauf hingewiesen:
Ich begab mich daraufhin gleich zum Zähler und machte einfach ein Foto mit Docutain. Auf dem Foto ist der Zählerstand in Kilowattstunden kWh und die Zählernummer erkennbar. So musste ich keine Daten notieren oder irgendwohin übertragen, konnte somit auch keine Fehler (Zahlendreher o.ä.) mehr dabei machen.
Anschließend habe ich dann noch das erhaltene Schreiben mit der Scan Funktion von Docutain als Folgeseite hinzugescannt, da dieses zusätzliche Angaben wie meine Kundennummer oder das Kassenkonto enthält.
Nachdem ich das Dokument dann in meinem Docutain abgelegt hatte, schickte ich es gleich in einem Zug an den Stromanbieter, einfach aus Docutain heraus per E-Mail.
So hatte mein Stromanbieter alle relevanten Angaben und ich dann auch einen Nachweis was verschickt wurde, inklusive einer elektronischen Übermittlungsbestätigung. Kosten durch den Versand per Post fallen so auch keine an.
Seit ich Docutain nutze versende ich nahezu alles per Mail, dies mittlerweile fast überall möglich. Details zu den Vorteilen des elektronischen Dokumentenaustausches finden sie in unserem Blogbeitrag
(Post ohne Papier - sicherer, effektiver und kostenlos).
Auch bei meinem Gasversorger und meinem Wasserversorger gehe ich so vor. Wenn mein Wasserversorger den aktuellen Zählerstand anfordert, weist er mich sogar extra darauf hin, dass ich meinen Verbrauch kontrollieren sollte:
Mit Docutain geht das jetzt ebenfalls schnell und einfach.
Ich recherchiere hierzu einfach alle Dokumente meines Wasserversorgers. In einer übersichtlichen Trefferliste sehe ich so die Zählerstands-Dokumente wie auch die Abrechnungen.
Mit nur einem Klick öffne ich die letzte erhaltene Abrechnung um den darin abgerechneten Verbrauch zu ersehen. Alle Zählerstände sind ebenfalls mit einem Klick aufrufbar.
Beim Erhalt der Rechnung meines Stromversorgers lege ich diese ebenfalls in Docutain ab und recherchiere anschließend alle Dokumente meines Stromversorgers. So kann ich dann mit einem Klick prüfen ob der Zählerstand der Abrechnung zum gemeldeten Zahlerstand passt.
Da ich Rechnungen immer mit Rechnungsbetrag ablege, kann ich direkt aus der Trefferliste erkennen wie sich die Kosten entwickelt haben. Bei Bedarf kann ich die letzte Stromrechnung mit einem Klick öffnen und die Details prüfen.
Die Zählerstandsfotos versehe ich immer mit dem Schlagwort „Zählerstand“ bei der Ablage. So ist es mir bei Bedarf auch immer möglich nur die Zählerstandsfotos zu recherchieren.
Bei der Erfassung von Zählerständen für Gas, Strom und Wasser mache ich mir ganz einfach mit Docutain.
Wann machen Sie es sich so einfach mit Docutain?