23. November 2020 by Sarah und Marvin

Wie Docutain den Alltag unseres Vermieters vereinfacht

Karl-Heinz Veith aus St.Goar ist seit einigen Jahren als Vermieter von zwei Wohnobjekten aktiv. Neben seiner eigenen Immobilie gibt es also einiges an Papierkram zu händeln.

Wir, Marvin und Sarah, sind Mieter eines seiner Häuser und haben uns auf einen Kaffee getroffen, um uns zu seiner Dokumentenverwaltung auszutauschen.

Der Status-Quo...

Sarah:
Karl-Heinz, erzähl uns doch mal davon, wie du aktuell deine Unterlagen rund um deine Mietshäuser verwaltest.

Karl-Heinz:
Ohje, ich weiß gar nicht ob man das wirklich „verwalten“ nennen kann. Du musst dir das eher so vorstellen, dass ich zwei große Kartons mit sämtlichen Unterlagen rund um die Vermietung habe.

Sarah:
Wer kennt sie nicht, die guten alten Briefboxen, in die nach dem Erhalt von Dokumenten erst mal alles hineingelegt wird?

Karl-Heinz:
Ja, genau solche Boxen sind das. Die nutze ich auch im privaten Bereich, bis sie irgendwann voll sind, sodass ich die Unterlagen dann in meine Ordner hefte. Ich habe für jedes Mietobjekt einen eigenen Ordner. Wenn diese dann voll sind, kommen sie in meine Garage. Aber das ist natürlich nicht optimal, das weiß ich selbst.

Marvin:
Was würdest du denn ändern wollen?

Karl-Heinz:
Naja, was mich schon mal stört ist die Tatsache, dass ich zum Beispiel Rechnungen erhalte, die für alle Mietobjekte gelten. Wenn ich dann meine Einkommenssteuererklärung machen muss, dann muss ich erst mal schauen, wo ich die Rechnung eigentlich abgeheftet habe oder ob sie noch in einem der Briefboxen liegt. Es wäre theoretisch am ordentlichsten, ich würde mir im Vorfeld Kopien der Rechnung machen, die dann für meine beiden Mietobjekte und mein eigenes Haus gelten, also sprich dreimal die gleiche Rechnung, um sie in allen Ordnern zu haben.

Marvin:
Machst du das auch?

Karl-Heinz, grinst:
Nein, das mache ich nicht. Das finde ich ist unnötig für die Umwelt und oft bin ich auch ehrlich gesagt zu bequem. Ich lege es dann in einem der Ordner ab, obwohl ich genau weiß, dass es nachher bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnungen oder meiner Einkommenssteuererklärung dann zu einer großen Sucherei wird. Das kostet mich wahnsinnig viel Zeit und jedes Mal denke ich mir, dass ich es für das nächste Mal optimieren muss. Aber man muss auch erst mal die Muße haben, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und ein ordentliches Ablagesystem zu finden, mit dem man sich dann auch wohlfühlt und einen wirklichen Mehrwert im Sinne von „mehr Zeit und weniger Sucherei“ erzielt.

Wie Docutain bei der Papierverwaltung unterstützen kann...

Sarah:
Genau deswegen sprechen wir mit dir. Du bist bereits mit Smartphone, Tablet und PC ausgestattet und bringst schon das richtige Mindset mit: Es muss sich etwas ändern, um beim nächsten Mal Zeit und Papier zu sparen!

Marvin:
Unsere App „Docutain“ kann dich dabei unterstützen. Wenn du Unterlagen erhältst, die für die Vermietung relevant sind, dann kannst du sie einfach mit deinem Smartphone, deinem Tablet oder aber auch mit einem angeschlossenen Scanner am Rechner einscannen. Du hast das Dokument dann als hochwertigen Scan in deiner App und musst dem Dokument lediglich einen Namen geben. So zum Beispiel „Gebührenbescheid für Abfallentsorgung“. Dann kannst du das Dokument optional einem Dokumententyp zuordnen (Rechnung, Vertrag, …) und mit Schlagworten versehen, um es schneller wiederzufinden. So könntest du unsere Adresse, also „Rheinstraße 1“ als Schlagwort nutzen, und weißt somit genau, dass dieser Bescheid für dein Mietobjekt in dieser Straße gilt.

Karl-Heinz:
Dauert diese Indexierung denn lange?

Marvin:
Nein, da es ja lediglich ein einziges Pflichtfeld ist, nämlich der Name des Dokumentes, den du pflegen musst. Alles weitere ist freiwillig. Wenn du aber unterwegs bist oder unter Woche alle Dokumente einscannst und es dir am Wochenende lieber in Ruhe anschauen willst, kannst du auch erst mal alles digitalisieren und die Dokumente dann in Ruhe am PC nachträglich mit einem Dokumententyp oder Schlagwörtern und versehen.

Karl-Heinz:
Das klingt gut, dann kann ich quasi erst mal ein bisschen sammeln, so wie in meiner Briefbox! Da habe ich gleich schon Ideen für sinnvolle Schlagwörter, um meine Ordner abzulösen:

Mietobjekt	Straßenname für Mietobjekt 1, Straßenname für Mietobjekt 2, Straßenname für Mietobjekt 3
Nebenkosten­abrechnung	Mit diesem Schlagwort werden alle für die Nebenkostenabrechnung relevanten Belege versehen.
Jahr	Um das Dokument dem jeweils richtigen Wirtschafts-/ Abrechnungsjahr zuzuordnen.

Sarah:
Der Vorteil bei Docutain ist, dass du dir dein ganz eigenes System aufbauen kannst. Wichtig ist, dass du die Schlagwörter so wählst, dass es für dich einfach und schnell wiederzufinden ist. Durch die OCR-Texterkennung kannst du aber auch nach Textbestandteilen in den Dokumenten suchen, solltest du gerade nicht auf eines der Schlagwörter kommen. Es ist intuitiv aufgebaut, sodass du schnellen Zugriff auf deine Dokumente hast.

Karl-Heinz:
Das heißt, den einzigen Schweinehund, den ich überwinden muss, ist das einmalige Einscannen?

Marvin:
So ist es, aber wenn man direkt dranbleibt, spart man so viel mehr Zeit im Vergleich zum Wühlen in der Briefbox oder dem Suchen im Ordner. Probier‘ es doch einfach mal aus und dann berichte, wie es für dich gelaufen ist.

Sarah:
Ein weiterer Vorteil ergibt sich noch: Du kannst PDF- und Bilddateien auch per Drag und Drop in dein Docutain importieren und sparst so eine Menge Papier ein. Es gibt mittlerweile ja schon viele Dienste, die ihre Rechnung per Mail anstelle von Post verschicken. So sparst du noch mehr Papier und Zeit, da du Dokumente nicht mal mehr drucken bzw. einscannen musst.

Karl-Heinz:
Das finde ich wirklich einen tollen Mehrwert. Ich finde es klasse, dass ich die App auf dem Smartphone und auf dem Tablet kostenlos herunterladen kann und dass meine Unterlagen über Cloudanbindung dann auch auf allen Geräten miteinander verknüpft sind. Die PC-Version als Ergänzung macht für mich absolut Sinn.
Ich bin sehr gespannt, wie ich mich bei der kommenden Nebenkostenabrechnung schlage!

Wir bleiben dran und werden berichten...