15. Mai 2020 by Pascal

Post ohne Papier - sicherer, effektiver und ohne Portokosten

Die Briefpost ist mittlerweile merklich vom Aussterben bedroht.

Anzeichen dafür sind:

• stetig steigende Portogebühren (Deutschland ist beim Porto Spitzenreiter in Europa)
• Bestrebungen, die Briefpost an Privathaushalte künftig seltener auszuliefern

Letzteres findet auch Unterstützung und Zustimmung bei der Monopolkommission und der Bundesnetzagentur.

https://www.tagesspiegel.de/wirtschaft/keine-briefe-am-montag-die-wahrscheinlichkeit-steigt-dass-die-post-nur-noch-fuenf-mal-pro-woche-kommt/25295894.html

https://www.logistik-watchblog.de/neuheiten/1581-kosten-briefpost-deutschland-spitzenposition.html

https://www.trendreport.de/europavergleich-in-deutschland-werden-milliarden-fuer-briefpost-ausgegeben/

Dies ist auch gut so, wir reisen ja auch heute nicht mehr per Postkutsche.

E-Mails können das Versenden von Dokumenten per Post in den allermeisten Fällen problemlos ersetzen und bieten dabei noch erhebliche Vorteile:

• Kostenfrei
  Der Versand eines Briefes kostet zwischen 0,90€ und 7,20€:
  
  • 0,10€ für Materialkosten und Beschaffungsaufwände (Umschlag, Papier, Tinte, ...)
  • 0,80€ – 2,70€ Portokosten Brief
  • 2,20€ – 4,40€ Kosten Brief per Einschreiben (Einwurf, Eigenhändig, Rückschein)
  
  
• Effektiver
  Sie können, wann immer Sie Zeit und Lust haben, Ihre E-Mails lesen, direkt bearbeiten und bei Bedarf auch direkt zurücksenden. Sie benötigen weder Papier, noch Umschläge und auch keine Briefmarke, die sowieso nie zu Hause verfügbar ist. Die E-Mail kommt nahezu ohne Verzögerung beim entsprechenden Empfänger an und erzeugt auch dort keinen Aufwand. Bei Unternehmen und Behörden ist dieser Aufwand zum Teil erheblich, dabei kommt es mit mitunter auch zu Verlusten.
  
  
• Einfacher und sicherer Nachweis
  Übermittlungsbestätigungen und Lesebestätigungen sind für Sie ein sicherer Nachweis, dass Ihre „Post“ wirklich angekommen ist. Einfacher und sicherer als beim Post-Einschreiben. Im Gegensatz zur Papierpost kann in einem Unternehmen bei Bedarf nachverfolgt werden, wo die E-Mail angekommen ist und welchen Weg Sie weiter genommen hat.
  
  
• Akzeptiert und immer häufiger gewünscht
  Viele bieten den Kommunikationsweg E-Mail heutzutage nicht nur an, sondern favorisieren diesen auch (Unternehmen, Behörden, wie auch Privatpersonen und Einzelunternehmer).
  
  

  https://www.arbeitsagentur.de/familie-und-kinder/nachweise-einreichen

  https://www.kündigungsschreiben.de/kündigung-per-email-rechtskräftig

  
  

E-Mails sind daher längst State-of-the-Art geworden. Sicher schreiben Sie privat auch schon längst E-Mails.

Papierdokumente per E-Mail versenden

Müssen Sie Papierdokumente versenden (auszufüllende Formulare und zu unterschreibende Dokumente), ist dies mit Hilfe Ihres Handys und einer Scanner-App wie Docutain problemlos möglich.
Selbst wenn Sie gerne Briefe mit der Hand scheiben, können Sie diese per E-Mail versenden.

Es lohnt sich, auch Ihre Kommunikationspartner auf die Verwendung von E-Mails einzustellen

Wählen Sie also, wo immer möglich, E-Mail für die Zustellung von Dokumenten. Rechnungen Ihres Stromanbieter oder Gasversorger zum Beispiel. In der Regel haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Zustellung per Post
  Dass Sie dies nicht wollen dürfte schon klar sein, zudem verlangen heute bereits viele Gebühren von Ihren Kunden für die Zustellung von Papierdokumenten. Die Bereitstellung in elektronischer Form hingegen erfolgt kostenfrei.
  
  
• Bereitstellung im Online-Portal oder Postfach des Ausstellers mit der Möglichkeit zum Download
  Immerhin elektronisch, aber nach Möglichkeit sollten Sie auch hiervon absehen.
  Sie müssen hierbei schließlich
  • aktiv tätig werden, um sich Ihre Dokumente zu holen und
  • Web-Adressen und Zugangsdaten verwalten (summiert sich mit der Anzahl der Partner)
  
  Zudem riskieren Sie, dass Ihre Dokumente gelöscht werden, wenn Sie diese nicht rechtzeitig abholen oder kündigen / den Anbieter wechseln.
  
  
• Zustellung an Ihre E-Mail-Adresse
  Erhalten Sie Ihr Dokument direkt bei Erstellung! Ohne Verzögerung. Ohne, dass Sie sich irgendwo einloggen und es abholen müssen. Überführen Sie es ganz einfach in Ihre eigene, elektronische Ablage mit all Ihren anderen Dokumenten.

Für Ihr persönliches, elektronisches Dokumentenmanagement in Verbindung mit E-Mails sollten Sie sich das folgende Video anschauen, um zu sehen, wie einfach und effektiv dies geschehen kann: https://www.youtube.com/watch?v=3OozkE9Z-to

Wo Ihnen die Möglichkeit der Auswahl nicht gegeben scheint und die jeweiligen Partner nicht ohnehin schon, von sich aus, mit Ihnen per E-Mail kommunizieren, sollten Sie diese immer dazu auffordern.

Sicher haben Sie auch schon erlebt, dass Sie etwas per E-Mail übermittelt haben, die Antwort vom Empfänger dann aber wieder über den Postweg erhalten haben. Ein unnötiger Umstand und Verzögerung für Sie und auch schlecht für die Umwelt (LKWs, Abgase, u.s.w.).

Es empfiehlt sich, einen Standardtext zu entwerfen, den man seinen Kommunikationspartnern in diesem Zusammenhang immer sendet. Nachfolgend ein Beispiel, welches Sie gerne für Ihre eigenen Zwecke verwenden können (markieren und kopieren):

Ihr aktiver Beitrag für die Umwelt

Papier ist eine Ressource, von der wir heute mehr denn je verbrauchen. Wie jeder weiß, wird Papier aus Bäumen hergestellt, eine natürliche Ressource, die immer knapper wird. Die Bäume und der Wald wiederum hängen eng mit unserem Klima und der CO2-Bilanz zusammen. Im Detail dazu informieren können Sie sich hier: Docutain - Klimaschutz

Werden Sie aktiv!

Nutzen Sie die vielen Vorteile des Versands von Dokumenten per E-Mail. Wenn Sie mehr für die Umwelt tun wollen, nutzen Sie Docutain, um Papier zu sparen und mit uns gemeinsam auf der ganzen Welt Bäume zu pflanzen: https://tree-nation.com/profile/impact/docutain