Oftmals nehmen wir uns für ein neues Jahr auch „neue“ Vorsätze vor und immer wieder ertappt man sich dabei, dass sich die Ziele in den Jahren doch ähneln: mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben, Struktur und (digitale) Ordnung schaffen und mehr Sport treiben.
Zugegeben: Bei Sport kann Docutain nicht wirklich unterstützen, aber mit Docutain gewinnen Sie mehr freie Zeit, um besagten Sport zu treiben oder sich anderen Dingen zu widmen, die Sie sich eben vorgenommen haben.
Wie genau das funktionieren soll, verraten wir in unseren Tipps und Tricks, um papierfrei ins neue Jahr zu starten.
Tipp 1: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg
Die meisten können sich sicherlich schönere Dinge vorstellen als die digitale Ablage von Unterlagen zu koordinieren, besonders wenn sie den Schritt hin zum papierlosen Büro noch vor sich haben. Der Papierberg erscheint groß – die Motivation eher klein.
Dennoch bietet gerade die aktuelle Situation die Chance, sich in Ruhe damit zu befassen – und allein sind Sie hierbei auch nicht, denn mit Docutain wird der Weg in die digitale Verwaltung Ihrer Dokumente ein Kinderspiel.
Nehmen Sie sich zu Beginn die Zeit und überlegen Sie sich, was genau Sie alles digitalisieren möchten und was Ihre Ziele dabei sind:
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Papierordner abschaffen und Platz gewinnen?
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Schnellen Zugriff auf Unterlagen ermöglichen (gerne auch von unterwegs)?
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Sicherer Ablageort, auf den nur Sie Zugriff haben?
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Einen weiteren Schritt in die Digitalisierung beschreiten?
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Den Papierverbrauch reduzieren und der Umwelt etwas Gutes tun?
Wenn Sie sich auch nur mit einem dieser Ziele identifizieren können, ist Docutain schon die richtige Wahl!
Tipp 2: Befolgen Sie die Phasen der digitalen Ordnung
Ja, so etwas gibt es und wir haben bereits in unserem Blogbeitrag Simplicity darüber berichtet. Wichtig ist vor allem zu wissen, welcher Typ Mensch man ist, wenn es um Themen wie zeitliche Priorisierung und Organisation geht. Hier gilt: Es gibt kein richtig oder falsch. Die Methode zur Selbstorganisation sollte nur zur jeweiligen Person passen.
Unterlagen digital aufbewahren und organisieren geht mit Docutain schnell und einfach. Daher bietet es sich an, Dokumente direkt nach Erhalt mit der App mit nur einem Klick einzuscannen. Wenn Sie die mobile Anwendung mit dem Docutain-Desktop verknüpft haben, erhalten Sie das Dokument auch dort in Ihrem Eingang, sofern Sie es noch nicht indexiert haben. Das kann man dann immer noch wahlweise in einer ruhigeren Minute am Bildschirm tun. Alternativ können Sie auch mit einem angeschlossenen Scanner die Dokumente direkt in den Docutain Desktop laden.
Wie Sie die Docutain App mit dem Docutain Windows Desktop verknüpfen können, erfahren Sie hier.
Docutain ist auf alle Organisationstypen eingestellt, egal ob Unterlagen direkt nach Erhalt eingescannt und abgelegt oder erst nach einiger Zeit Sammeln in einem Briefkorb verwaltet werden (siehe hierzu auch unseren Blogbeitrag zur Geschichte vom Briefkorb und Docutain).
Tipp 3: Mit Schlagwörtern und effizienten Bezeichnungen haben Sie alles im Griff
Wenn Sie Ihre Unterlagen digitalisieren haben Sie die Möglichkeit neben einer Bezeichnung noch weitere Indexmerkmale zu vergeben.
Mit den bereits vorhandenen Dokumententypen können Sie direkt zwischen Verträgen, Rechnungen, Zertifikaten/ Zeugnissen u.v.m unterscheiden. Neue Dokumententypen können jederzeit nach Belieben ergänzt und bearbeitet werden.
Wenn Sie darüber hinaus noch weitere Informationen an das Dokument hängen möchten, empfiehlt sich die Nutzung von Schlagwörtern („Tags“). Hiermit können Sie das Dokument weiter klassifizieren – ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen. Die Vorteile der Schlagwörter haben wir Ihnen auch in einem eigenen Blogbeitrag zusammengestellt.
Nach diesen Schlagwörtern können Sie jederzeit suchen – natürlich auch in Kombination mit dem Dokumententyp oder der Bezeichnung. Damit sind die richtigen Dokumente wesentlich schneller gefunden als beim Durchkämmen starrer Ordnerstrukturen oder unsortierter Papierstapel.
Weiterhin unterstützt Sie Docutain durch die OCR-Texterkennung. Diese ermöglicht Ihnen, auch nach Wörtern innerhalb des Dokumentes zu suchen.
Was wir Ihnen noch mit auf den Weg geben möchten
Wir möchten den digitalen Wandel gemeinsam mit Ihnen beschreiten. Bleiben Sie daher offen für digitale Lösungen, denn gerade in der jetzigen Situation ist es wichtiger denn je, diesen Wandel aktiv mitzugestalten. Dazu können bereits kleine Schritte schon eine große Wirkung entfalten, wie die Nutzung unserer kostenlosen App. In Kombination mit dem Docutain Desktop haben Sie so eine wunderbare Stütze bei der Verwaltung Ihrer Dokumente.
Darüber hinaus tun Sie auch der Umwelt etwas Gutes: Sie reduzieren nicht nur nachhaltig den Papierverbrauch, sondern unterstützen gleichzeitig durch das Speichern von gescannten Dokumenten das Docutain Wald-Projekt. Weltweit pflanzen wir gemeinsam mit Tree-Nation Bäume.
Lassen Sie daher die Blätter an den Bäumen und verwalten Sie Ihre Papiere digital mit Docutain!
Wir unterstützen Sie dabei gerne und hoffen, dass wir gemeinsam zumindest den Vorsatz zur Struktur und digitalen Ordnung meistern – genügend Zeit für weitere Vorsätze bleibt dann allemal! 😊
Bleiben Sie gesund!