Saiba como você pode digitalizar seus documentos particulares e quais são as vantagens do armazenamento eletrônico com um DMS como o Docutain.
Neste artigo, falamos sobre armazenamento digital de documentos e como você pode digitalizar e armazenar seus documentos particulares. O objetivo do armazenamento digital de documentos particulares é ter uma visão geral estruturada de todos os documentos e poder acessá-los rapidamente.
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Digitalize o código QR com seu smartphone para baixar o aplicativo.
Por que você deve digitalizar seus documentos e arquivos particulares
As vantagens do armazenamento digital de documentos em relação ao armazenamento em papel são óbvias: além de oferecer segurança em casos como incêndio ou danos causados pela água, o armazenamento digital economiza espaço e oferece acesso contínuo e rápido aos documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. Os arquivos PDF pesquisáveis permitem que os documentos sejam encontrados mais rapidamente do que folheando várias pastas. Com espaço de armazenamento suficiente, os documentos podem ser mantidos indefinidamente sem ocupar espaço valioso nas pastas. Nesse contexto, as mesas de armazenamento tornam-se secundárias por enquanto.
Até mesmo as agências governamentais estão agora a provar que o futuro está no arquivo eletrônico e na troca de documentos digitais. O armazenamento de documentos digitais é amplamente conhecido no contexto empresarial, mas ainda não é uma prática comum na esfera privada.
Para aproveitar os canais de comunicação cada vez mais digitais, é aconselhável digitalizar documentos, arquivar documentos e gerenciar registros privados usando um sistema de gerenciamento de documentos, ou DMS, na sigla em inglês.
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Agora você está se perguntando o seguinte:
- Onde devo arquivar documentos pessoais?,
- Como posso organizar meu sistema de arquivamento e organizar meus documentos corretamente? ou
- Como posso digitalizar meus documentos?
É por isso que reunimos as seguintes dicas sobre como armazenar seus documentos importantes de forma privada:
Dica 1: Encontre o melhor local para guardar seus documentos
![Reúna documentos em um local central]()
Em nossas vidas privadas, recebemos várias cartas por semana. Além disso, há a comunicação por meio de canais digitais, como e-mails ou canais específicos dos quais é possível recuperar documentos.
Para controlar sua correspondência e organizar seu sistema de arquivamento particular, recomendamos armazenar documentos em papel em um local central, como uma caixa de correio ou um sistema de pastas.
É importante que todos os documentos sejam reunidos em um único local para que você não perca tempo procurando-os antes de organizá-los e digitalizá-los.
Dica 2: Revise os documentos por assunto e defina etiquetas
Organize os documentos coletados de acordo com os vários pontos focais ou áreas temáticas para obter uma visão geral de quantas palavras-chave, a seguir denominadas “etiquetas”, você precisa para gerenciar os documentos individuais.
Em um DMS como o Docutain, as etiquetas são equivalentes às abas rotuladas nas pastas, com a diferença de que as etiquetas podem ser facilmente ajustadas, excluídas ou recriadas conforme necessário. Isso, por sua vez, representa uma grande vantagem em relação às estruturas rígidas de pastas.
Por exemplo, os seguintes tópicos podem ser distinguidos como uma estrutura de pastas privadas:
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Documentos pessoais e certificados
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Documentos do seguro
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Documentos relacionados com a provisão para a aposentadoria
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Faturas de despesas de funcionamento
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Documentos financeiros e bancários
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Documentos fiscais
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Certificados e atestados
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Documentos relacionados com a sua profissão e carreira
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Documentos relacionados a bens imóveis (apartamento/casa, carro, etc.)
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Hobbies/Atividades em clubes
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Documentos de emergência
Essa estrutura de pastas privadas pode ser usada para derivar etiquetas iniciais que você pode usar para arquivamento e gerenciamento digital, a fim de atribuir atributos adicionais aos seus documentos, além de rótulos significativos. Isso ajudará você a gerenciar seus documentos privados posteriormente e encontrá-los mais rapidamente, mesmo que não se lembre mais do nome exato.
Dica 3: Crie uma função de lembrete usando o acompanhamento
![Use o reenvio por meio da função de lembrete]()
Em um DMS, você tem a opção de vincular lembretes a documentos.
Por exemplo, se digitalizar uma fatura que ainda não pagou ou um contrato de telemóvel que precisa de cancelar a tempo, pode facilmente definir um lembrete e receber uma mensagem quando a data estiver próxima. Isto é semelhante a um sistema de acompanhamento tradicional e requer que dedique algum tempo a definir este lembrete no seu sistema de gestão de documentos digitais. No entanto, em comparação com a criação de um sistema de acompanhamento, isso pode ser feito com apenas alguns cliques, permitindo que você relaxe e deixe o sistema de gerenciamento de documentos fazer o trabalho por você. O armazenamento digital de faturas ou contratos é, portanto, altamente recomendado.
Dica 4: Digitalize documentos particulares
Scan the QR code & download the app
Depois de pensar na sua estrutura de arquivamento digital, você pode colocá-la em prática: digitalize seus documentos. Para isso, recomendamos usar o Docutain Scanner App, que permite criar digitalizações de alta qualidade que são transferidas diretamente para o DMS.
Os documentos PDF que você já possui em formato digital podem ser facilmente importados para o aplicativo Docutain através da importação de PDF e gerenciados lá. Anexos de e-mail também podem ser facilmente arrastados para o Docutain e armazenados lá.
Ao digitalizar documentos, certifique-se de escolher um formato adequado às suas necessidades.
❗ Nossa recomendação de formato
Use arquivos PDF, pois um DMS como o Docutain funciona com reconhecimento automático de texto OCR, permitindo que você pesquise texto dentro de um documento.
Dica 5: A segurança é fundamental
Além de gerenciar documentos em um DMS, também é recomendável armazenar documentos digitalizados online em uma nuvem de sua escolha.
O Docutain também é um bom exemplo aqui, já que os provedores de nuvem mais populares, como Dropbox ou OneDrive, podem ser vinculados em apenas algumas etapas.
Dica 6: Verifique e atualize regularmente sua estrutura de arquivamento
Depois de configurar uma estrutura de pastas digitais, a maior parte do trabalho já está feita. Agora, é importante manter-se atualizado e transferir os documentos para o sistema de armazenamento digital assim que eles chegarem ou depois de terem ficado algum tempo na bandeja de correspondência.
Ao digitalizar documentos, certifique-se de seguir a estrutura de palavras-chave que criou anteriormente. As etiquetas são atribuídas rapidamente, o que é bom para a flexibilidade do DMS, mas também pode levar rapidamente a duplicatas ou etiquetas como “diversos”. Isso deve ser evitado a todo custo, pois sobrecarrega desnecessariamente o sistema e cria etiquetas que você talvez nunca venha a pesquisar.
Portanto, continue questionando sua estrutura atual e teste se você consegue encontrar o documento que está procurando com apenas algumas etiquetas.
Com essas dicas para arquivar documentos, você terá a garantia de poder digitalizar seus documentos particulares e importantes e organizá-los em uma estrutura de pastas digitais. O objetivo do arquivamento eletrônico é criar uma base para a organização digital e ter um local seguro para todos os seus documentos importantes. Um DMS com digitalização integrada, como o Docutain, pode fornecer suporte ideal para o arquivamento de documentos.